La liste des clients doit être classée et archivée dans des dossiers permettant ainsi une meilleure classification et une meilleure gestion des informations transitées par certains services au sein de l’entreprise. Le processus, souvent sous forme manuscrite, ne donne que peu de traçabilité engage souvent des tâches importantes et des risques d’erreurs. C’est la raison pour laquelle un système de pilotage automatique a été instauré aux entreprises pour pouvoir rechercher rapidement les informations nécessaires concernant tel ou tel client. La constitution des dossiers de clients est une procédure qui essaye de faire comprendre au client l’organisation de l’entreprise est optimale, car dans le but d’optimiser les classements, les recherches, le partage, la sécurité des informations, l’entreprise requiert l’automatisation de certains procédés de gestion de la relation client.

Les sociétés d’outsourcing à Madagascar proposent non seulement la gestion des dossiers de clients, mais également la conformité des informations initialisées dans le contenu de ces dossiers. L’assistant virtuel traite les diverses anomalies reliées à un fichier client et vérifie si les informations sont cohérentes avec les instructions et les directives de l’entreprise. Cela permettra à l’entreprise d’analyser de gagner du temps, car une fois regroupées les informations seront faciles à retrouver. De nombreux logiciels permettent, en effet, de valider et de suivre en permanence l’évolution et la coordination de la gestion de la clientèle. L’assistant virtuel analyse la clientèle et répertorie les données précises des clients pour déterminer et cerner leurs comportements et leur attitude face à telle ou telle décision stratégique et commerciale de l’entreprise et en informe celle-ci à chaque mouvement des clients pour mettre à jour les informations. La conformité des dossiers de client réside également dans la mise en place de suivi des informations exportées et dans l’archivage des fichiers clients favorisant ainsi la recherche simplifiée et la personnalisation du contact avec les clients. Cette opération est efficace pour mener à bien des actions commerciales et développer des offres pertinentes.