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Qu’est-ce qu’un
opérateur de saisie ?
Un opérateur de saisie est l'agent qui exerce un métier basé sur le traitement et la saisie sur ordinateur de différentes données relatives aux services de l’entreprise. Ce professionnel aura pour mission de saisir et d’enregistrer dans une base de données, des documents écrits, des fiches, des manuscrits, des enregistrements vocaux, des documents comptables, des chèques, etc. Les missions de l’opérateur de saisie ne s’arrêtent pas seulement à la saisie des contenus, mais s’étendent également dans la classification des documents, dans le tri et la vérification des documents à saisir. L’opérateur de saisie doit aussi s’assurer que les documents soient à jour
Le métier touche à un secteur d’activité varié comme la médecine, le Btp, la banque, les bureaux d’études, les cabinets d’avocat et l’assurance entre autres. L’opérateur de saisie en assurance est généralement rattaché à un chef d’équipe ou un superviseur. En plus de la saisie, il aura pour attribution de contrôler les dossiers. L’agent analyse et traite également les rejets. Ses fonctions touchent tout aussi bien, le renseignement des documents de productions comme les fiches clients et autres.
Dans le domaine de l’assurance, l’opérateur de saisie veille au respect des indicateurs délai qualité tout en renseignant les tableaux de bord. Le profil requis varie d’un domaine à l’autre. Pour être un excellent opérateur de saisie dans le secteur de l’assurance, le candidat doit avoir une parfaite maîtrise de l’environnement technique et informatique. Il doit également avoir une bonne base sur le traitement et l’environnement client. La dextérité et la rapidité sont toujours de rigueur.
Quelles sont exactement
les missions de l’opérateur de saisie ?
Le professionnel en charge de la saisie assure plusieurs rôles. Il peut dans un premier temps, réceptionner les documents et lire toutes les consignes relatives à leur traitement (le temps recommandé pour l’exécution du travail, respect des formats, respect de la mise en plage, etc.). La présence de l’opérateur de saisie peut être également sollicitée au cours des réunions, ateliers, conférences et présentations en tout genre. Il aura alors pour attribution de prendre des notes sur les points les plus importants à retenir de la réunion. Ensuite, en tant que professionnel, il doit obligatoirement contrôler et s’assurer que les données à saisir sont encore en cours de validité. Dans certains cas, les documents comportent des erreurs que l’opérateur de saisie doit corriger. Selon le cas qui se présente, il aura également à enregistrer les données par numérisation du document soit par une saisie en masse, soit par le biais d’un scanner. Par ailleurs, l’opérateur de saisie doit indexer les documents pour faciliter leur classement dans l’archivage. Selon le contrat avec l’entreprise et l’envergure de celle-ci, le professionnel peut également prendre en charge d’autres missions liées au secrétariat comme la gestion des plannings, la distribution et le tri du courriers et email, la classification des adresses clients, la mise sous pli ou encore la gestion des stocks de fournitures.
Quelles compétences
pour un opérateur de saisie ?
Les différentes attributions de l’opérateur de saisie informatique l’obligent à avoir différentes compétences. Il doit ainsi se montrer rigoureux et bien organisé.
Quelles formations
suivre pour devenir opérateur de saisie ?
Le métier d’opérateur de saisie est très accessible à toutes les personnes qui présentent le bon profil. Ceux qui souhaitent se lancer dans l’aventure doivent avoir un CAP employé de bureau ou comptabilité. Il est également possible après le CAP, pour les élèves de troisième ou ceux qui ont le BEP de continuer avec le Bac Pro secrétariat pour étoffer leur compétence en organisation et communication. La formation dure 3 ans avec des stages de 5 mois et demi dans une entreprise. Elle permet de se professionnaliser en administrations et accueil. Les diplômés peuvent travailler en autonomie dans des PME. La formation se divise généralement en deux parties à savoir :
La communication écrite en interne et à l’externe est également dans le programme où l’on apprend aux étudiants les techniques de préparation de courriers et comptes rendus, l’utilisation du langage pro, les techniques de prise de notes et enfin la production de documents sur des outils informatiques de traitement de texte.
Ensuite, les étudiants apprennent l’univers des Technologies de l’Information et de la Communication (maîtrise d’internet, de la téléphonie et tous les services qui s’y rapportent, des réseaux locaux, de la messagerie électronique et des téléréunions).
La Gestion documentaire est également l’un des programmes clés de la formation où l’on apprend aux étudiants les techniques de classement, d’indexation et d’exploitation et de mis à jour des documents et fichiers. Ils auront aussi à se familiariser au traitement de texte, tableur et BDD relationnelle dans le programme gestion des matériels bureautiques et ressources logicielles.
Pour pouvoir assurer pleinement leurs fonctions, ils devront gérer les dossiers des clients et fournisseurs, une compétence acquise grâce à l’étude de la gestion d’analyse des achats et des ventes, des règlements, des documents commerciaux, de la valorisation des stocks et de la maîtrise de l’outil numérique de gestion commerciale. Pour ce qui est de la gestion des dossiers du personnel, le programme travaille sur la participation au recrutement, le suivi administratif du personnel et la paie.
Le marché actuel est en constante évolution. Pour pouvoir rester à flot sur le marché, les entreprises se doivent de faire preuve d’adaptation pour se démarquer de la concurrence. Faire appel au BPO est considéré comme l’option la plus fiable puisque ce dernier s’est distancé du BPO au sens traditionnel du terme. Le monde du BPO se tourne plus vers l’IT outsourcing ainsi que le BPaaS ou « Business Process as a Service ». L’avenir repose sur la technologie de l’information. Mener à bien un projet d’externalisation demande de l’expertise ainsi qu’une connaissance profonde du sujet par les professionnels. Une mission de sous-traitance peut être faite à court terme comme elle peut être faite à long terme. Le secteur d’activité du BPO englobe les professions de télésecrétariat, de rédacteurs, de télévendeurs et de superviseurs qui sont là pour répondre aux demandes des clients. S’en tenir au BPO pour les projets nécessitant une externalisation permet de tenir compte des tendances ainsi que l’évolution du marché. Les services clients prennent en compte les réclamations, le portefeuille clients et tout ce qui concerne les relations clients. Une entreprise de BPO dispose de services informatiques spécialisés dans l’Off shore. Un assistant virtuel est au service des clients potentiels pour prendre rendez-vous.
